As mudanças no departamento de pessoal (ou RH) das empresas estão cada vez maiores frente à administração dos direitos dos empregados e à legislação. Dando segmento ao projeto do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), o Governo Federal está implantando mais uma etapa – o eSocial (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas). O chamado Sped Social (eSocial) tem por objeto captar, armazenar e unificar informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias e fiscais relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e também de outras informações previdenciárias e fiscais.

Com as mudanças previstas para janeiro de 2014 as diversas áreas da empresa deverão ficar conectadas para o efetivo controle e lançamento cadastral. Mudanças significativas nos processos internos das empresas refletirão na cultura empresarial, administração do passivo trabalhista e na gestão de pessoas. O objetivo principal do eSocial é tornar muito mais transparentes as relações empregatícias, facilitando, por um lado, os lançamentos que serão unificados, porém, em outro viés, facilitado a fiscalização do trabalho, tornando-a mais eficiente. Com a implementação da nova etapa, o eSocial extinguirá algumas obrigações que hoje são feitas separadamente, como por exemplo RAIS, GFIP, CAGED, DIRF entre outras.

A Receita Federal manifestou-se que as informações cadastradas servirão como uma cópia de todos os registros das informações que precisam se manter em decorrência da Lei e que inexistirá a necessidade de manter os arquivos de papel, o que é certamente uma vantagem no momento que for regulamentado o arquivo das informações. No mesmo passo, as informações também estarão à disposição dos empregados e do próprio agente fiscalizador, que poderão acompanhar quase que instantaneamente os lançamentos das informações, bem como os depósitos realizados pelo empregador.

O eSocial terá as informações classificadas em três tipos: i) Eventos trabalhistas: são ações ou situações advindas da relação entre empregador e trabalhador, como por exemplo, a admissão de empregado, alteração de salário, exposição do trabalhador a agentes nocivos, etc; ii) Folha de Pagamento; iii) Outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias: são aquelas previstas na Lei nº 8.212, de 1991, e em Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

As informações do Sped Social serão entregues por eventos XML, divididos em três grupos: i) iniciais: informações gerais, cadastro de dados; ii) mensais: informações de rotina como folha de pagamento e; iii) aleatórios: relatos no momento de ocorrência, como Comunicação de Acidente de Trabalho.

A regulamentação do Sped Social ainda não foi divulgada. Dessa feita, significa dizer que todas as alterações no contrato de trabalho deverão ser lançadas ao seu tempo no sistema e, se assim não acontecer, multas serão geradas automaticamente pelo sistema, além de fiscalizações pontuais. Os desafios da nova administração, em um primeiro passo, serão atender às determinações do programa com a modificação da rotina, capacitação de pessoas e aquisições ou atualizações de softwares e, concomitante, uma nova orientação jurídica na forma de administrar o passivo trabalhista gerado.

Luciano Bitencourt Dutra

Advogado Sócio do Escritório S.P.Gonçalves Advocacia Empresarial